Rückstellungen – Rechnungswesen besser verstehen!

Was sind Rückstellungen?

Es handelt sich um einen Begriff aus der Rechnungslegung. Er beschreibt Verbindlichkeiten, die noch nicht existieren, aber mit ziemlicher Sicherheit auftreten werden. Der Werteverzehr, also der Aufwand, findet in der Gegenwart statt, aber die Auszahlung liegt in der Zukunft. Einfacher gesagt: Es ist dieses Geschäftsjahr etwas passiert, was nächstes Jahr mit hoher Wahrscheinlichkeit Kosten nach sich zieht. Im Unternehmen wird jetzt damit begonnen, eine erwartete (antizipierte) Summe anzusparen, um die Kosten, die im kommenden Geschäftsjahr anfallen werden, problemlos begleichen zu können.

Welche Arten von Rückstellungen gibt es? 

Primär unterscheidet man zwischen der Schuldrückstellung und der Aufwandsrückstellung. Die Art der Rückstellung ist vor allem für die Steuerbilanz relevant. Es macht einen Unterschied, ob ich Geld zurücklege, weil ich Dritte befriedigen will, oder weil ich mir selber auferlege, zum Beispiel zu renovieren. Schuldrückstellungen sind all jene, die dazu dienen, Ansprüche eines Dritten zu bedienen. Aufwandsrückstellungen hingegen sind dazu gedacht, zukünftige Investitionen oder Instandhaltungsmaßnahmen abzudecken.

Rückstellungen richtig buchen 

Beide Arten von Rückstellungen bilden in der Buchung ein Passivkonto. Sie werden immer im Haben gebucht. Der Buchungssatz kann einfach je nach Grund ergänzt werden. Wenn beispielsweise mit einer Steuernachzahlung gerechnet wird, dann steht im Passivkonto auf der rechten Seite die entsprechende Steuerrückstellung. Passend ergänzt auf der linken Seite ist die Steueraufwendung vermerkt. Eine Rückstellung selbst ist also immer passiv, doch der Gegenpart ist immer ein Aufwand. Fachlich korrekt ausgesprochen: => „Per Aufwandskonto an Rückstellung“. Sprich: Steueraufwendung an Steuerrückstellung. Je nach Geschäftsvorfall wird der Buchungssatz inhaltlich angepasst.

Drei Unterschiede zwischen Rückstellungen und Rücklagen 

1.Bei Rücklagen handelt es sich immer um Geld aus Eigenkapital. Eine Rückstellung wird aus Fremdkapital gebildet!

2. Rücklagen sind eine Art von Gewinnverwendung. Also anstatt Investoren oder andere zu bedienen, behalte ich das Geld ein. Das Unternehmen nimmt eine Thesaurierung vor. Eine Rückstellung passiert vor der Gewinnerwirtschaftung. Heißt, dass Rückstellungen bekannt sein müssen, um den Gewinn überhaupt ermitteln zu können.

3. Rücklagen sind im Gegensatz zu Rückstellungen zweckfrei. Sie müssen keiner geplanten Verwendung zugeordnet werden. Eine Rückstellung ist immer an einen bestimmten Zweck gebunden. 

So werden Rückstellungen richtig aufgelöst 

a) Sie muss sofort aufgelöst werden, wenn der Grund erlöscht. Danach wäre die Maßnahme nicht mehr zweckgebunden. Tritt ein neuer Grund auf, Rückstellungen zu generieren, muss ein neues Passiv Bestandskonto angelegt werden.

b) Wenn der tatsächliche Aufwand und die Rückstellung in ihrer Summe übereinstimmen, dann bleibt die Rückstellungsauflösung erfolgsneutral. Das heißt, der Gewinn beziehungsweise Jahresumsatz wird weder erhöht noch minimiert.

c) Wenn sie zu hoch waren, also weniger Kosten auf das Unternehmen zukommen, als gedacht, dann handelt es sich um eine periodenfremde Erfolgsgröße. Diese muss dann einfach als sonstiger betrieblicher Ertrag verbucht werden. In einem solchen Fall wirkt die Rückstellungsauflösung als Gewinn erhöhend.

d) Analog dazu müssen zusätzliche Aufwendungen als sonstige betriebliche Aufwendungen gebucht werden, wenn die Rückstellungen in ihrer Summe zu niedrig waren.

Zusammenfassend: Verbindlichkeiten und Rückstellungen müssen begrifflich strikt voneinander getrennt werden, weil Verbindlichkeiten in Höhe und Auftreten sicher sind. Rückstellungen hingegen gelten als nicht sicher. Ihre Höhe und Wahrscheinlichkeiten des Auftretens kann vorab nur prognostiziert, jedoch nicht garantiert werden. Wann ist der Verlust passiert? In welcher Periode? Dann muss gemäß dem Prinzip der Verlustantizipation der Aufwand berücksichtigt werden, wo er entstanden ist.

Was sind stille Rücklagen?

Antizipiert das Unternehmen für die Rückstellung eine Summe von 10.000 Euro und bildet aber Rückstellungen in Höhe von 20.000 Euro, so spricht der Ökonom von stillen Rücklagen. Stille Rücklagen entstehen durch das Buchen von Rückstellungen.

Rückstellungen in Handelsbilanz und Steuerbilanz

Wie oben erklärt, gibt es einen Zusammenhang zwischen Rückstellungen und Aufwand. Beide Werte korrespondieren miteinander. Wenn sich die Rückstellungen erhöhen, erhöht sich auch der Aufwand. Ein erhöhter Aufwand bedeutet, einen verminderten Gewinn oder genauer gesagt einen Jahresüberschuss. Diese Minderung zieht eine geringere Steuerlast nach sich. Auch Aktionäre bekämen, wenn vorhanden, eine niedrigere Dividende. Zunächst tauchen also Rückstellungen in der Handelsbilanz auf. Das Prinzip der Maßgeblichkeit ergibt sich aus §5 EStG, und verpflichtet das Unternehmen, alle Informationen zu Rückstellungen aus der Handelsbilanz auch in die Steuerbilanz zu übertragen. In der Steuerbilanz werden nicht immer alle Maßnahmen und Gründe anerkannt. Wenn ja, kann es aber sein, dass sie anderes bewertet werden müssen. Eventuell muss eine Abzinsung berücksichtigt werden. Für Neulinge empfiehlt sich immer der Gang zu einem Steuerberater.

Achtung Gründer und Neulinge in der BWL: Sonderfall Drohverlustrückstellungen

Nach § 249 HGB müssen Drohverlustrückstellungen in der Handelsbilanz angesetzt werden. Aber in der Steuerbilanz dürfen sie nicht angesetzt werden. Somit gibt es keine Einheitsbilanz mehr. Beide Werte unterscheiden sich. Denn steuerbilanziell dürfen keine schwebenden Geschäfte geltend gemacht werden. Drohverlustrückstellungen sind Ansparungen, die gemacht werden, um drohende Verluste aus schwebenden Geschäften auffangen zu können. Ein schwebendes Geschäft bedeutet, dass keine Seite bisher eine Leistung erbracht oder seine Verpflichtung erfüllt hat.