Start-ups: Kosten sparen und effizienter arbeiten

Der Trend ist seit einigen Jahren unaufhaltsam: Bürofläche in den begehrten Innenstadtlagen wird immer teurer. In den typischen Städten für Jungunternehmen und Start-Ups wie Berlin und Dresden lässt sich, abhängig von der Lage, zwar noch günstiger Büroraum finden. In Frankfurt am Main, Düsseldorf und München sieht es da aber schon schwieriger aus. Immerhin gibt es in den sogenannten B-Städten rundherum (also beispielsweise Mainz und Wiesbaden, Darmstadt, Duisburg und Co) immer mal wieder eine Entspannung, die Quadratmeterpreise sinken kurzfristig und steigen daher im Langzeittrend nicht so extrem schnell. Die Lage ist klar: A-Städte sind nicht nur regional und national beliebt. Hier werden die Immobilienpreise auch von internationalen Interessenten bestimmt. Schlecht für Unternehmen, die sich das nicht leisten können. Ein Büro in guter Lage ist manchmal der Schlüssel für den ganz großen Auftrag.

Vernetzt sein ist alles

Dabei ist das repräsentative Büro nur ein kleiner Aspekt. Erreichbarkeit und die Bedienung verschiedener Kommunikationskanäle ist ebenso wichtig, um sich keinen guten Auftrag durch die Lappen gehen zu lassen. Es kommt also darauf an, an den richtigen Stellen präsent zu sein, sowohl in der Realität als auch im virtuellen Leben. Aber wie kann man das kostengünstig bewerkstelligen? Gut ausgebildete Fachkräfte für das Büro, für Marketing und Social Media Marketing im Besonderen haben ihren Preis. Dazu kommt, dass man immer und überall erreichbar sein soll – gleichzeitig aber schlecht bei einer Fachtagung oder inmitten einer Besprechung mal eben einen Anruf entgegennehmen oder E-Mails beantworten sollte

Es geht also im Grunde genommen um zwei Punkte:

1. Repräsentative Räumlichkeiten sind extrem kostenintensiv im Unterhalt.
2. Flexibilität und permanente Erreichbarkeit sind personalintensiv und damit ebenfalls kostenintensiv.

Dennoch sind beide Punkte wichtig. Unternehmen mit einem Standort irgendwo auf dem Dorf und ohne Verkehrsanbindung sind einfach nicht zu erreichen. Sie sind nicht da, wo das Geschäft ist und das Geschäft kommt nicht zu ihnen. Mit der Erreichbarkeit ist es noch schwieriger. Wer dauerhaft und schnell auf Anfragen über alle Kanäle reagieren will, kann das nicht alleine bewerkstelligen, sondern benötigt in Stoßzeiten ein ganzes Team von Kommunikationsexperten. Manchmal ist es nicht nur eine Anfrage per Telefon am ganzen Vormittag, sondern das Telefon klingelt ununterbrochen und das Postfach quillt über vor E-Mails. Ignorieren ist nicht möglich, denn jeder Kontakt könnte ein Auftrag sein. Menschen, die die Anfragen bearbeiten, kosten aber Geld. Und vor allem benötigen sie einen Arbeitsplatz, von dem aus sie die Kommunikation erledigen – der auch nicht ganz kostengünstig ist.

Alles nach Bedarf statt dauerhaft

Zwei Trends zeichnen sich ab, wenn man sich die Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt und auf dem Gebiet Bürodienstleistungen in den letzten Jahren genauer ansieht. Erstens werden immer mehr Angestellte gekündigt und an ihrer Stelle Freiberufler/-innen beauftragt. Dauerhafte Arbeitsplätze gibt es fast nicht mehr, man hangelt sich von Projekt zu Projekt. Und zweitens bieten Bürodienstleister alles, was man in Sachen Büro braucht. bueroservice24.de wirbt mit einem Telefondienst, der sich im Namen des jeweils buchenden Unternehmens meldet, Anrufe und Anfragen entgegennimmt, wichtige Dinge sofort weiterleitet und ansonsten Notizen macht. Gezahlt wird der Service nur, wenn er gebraucht wird. Über derart flexible Dienste können Engpässe gemeistert werden, Mutterschaftsurlaub überbrückt werden oder einfach mal Zeit für andere wichtige Dinge geschaffen werden.

Das gleiche Phänomen gibt es auch in Hinsicht auf die Immobilien. Wer heute ein Büro zum Empfangen von Geschäftspartnern benötigt, kauft das nicht mehr einfach. Es wird auch nicht mit einem normalen Mietvertrag für die nächsten fünf Jahre angemietet. Viel effizienter und wirtschaftlicher ist es, ein Büro oder eine Geschäftsadresse in einer repräsentativen Lage kurzfristig für das jeweilige Event anzumieten. Und was für einen Empfangsraum oder einen Büroraum möglich ist, funktioniert auch für Tagungsräume, Konferenzräume und Lagerräume. Die Räumlichkeiten werden aus dem eigentlichen Unternehmen erst einmal ausgelagert und müssen daher nicht finanziert werden.

Software einsetzen

Viele Dinge, die früher eine Fachkraft für Büroarbeiten erledigte, kann heute von Software übernommen werden. Auch das kann kostengünstig sein: Es muss ja nicht immer das kostenpflichtige Gesamtpaket für Unternehmen sein, das in der Profiversion viel mehr kann als man braucht. Viele Dinge lassen sich auch mit Freeware einfach und schnell erledigen. Das Angebot reicht von Terminplanern über Tabellenkalkulation bis hin zu Management-Anwendungen und Software für Buchführung und Steuern. Und wenn es dann doch einmal eine Fachkraft für die Software sein muss, können Freelancer je nach Auftragslage engagiert werden. Für Start-Ups ist wichtig, dass sie nicht nur das im Fokus behalten, was sie jetzt gerade benötigen, sondern wenigstens zwei Jahre in die Zukunft planen.