5 Tipps, wie Gründer mit wenig Zeit eine professionelle Unternehmens-IT aufsetzen

Das eigene Business zum Fliegen bringen will jeder Gründer. Egal, ob App-Entwickler, Designer oder Handwerker, für die meisten Start-ups gilt: Ohne professionelle IT geht es nicht. Das fängt bei Telefon und E-Mail an, zieht sich weiter über die rechtskonforme Dateiablage, bis hin zum CRM, Warenwirtschafts- oder Shopsystem. Aber welcher Gründer hat neben all den administrativen Dingen, der produktiven Arbeit und neben Terminen mit Business-Partnern schon Zeit, sich auch noch um die IT-Beschaffung zu kümmern? Mit dieser Tipp-Liste findet ihr auch mit wenig Zeitbudget die passende Technik für euer Unternehmen.

Denke nicht in Features und Produkten, definiere zuerst das Problem

Gründer und KMU beraten, welche IT zu ihnen passt, macht einen großen Teil meiner täglichen Arbeit aus. Häufig kommen Interessenten mit konkreten Produktvorstellungen. Dann frage ich erst einmal: Welches Ergebnis willst du damit erreichen? Und wie sieht dein konkreter Arbeitsalltag aus?

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Jungunternehmer ist viel unterwegs und möchte auch auf dem Handy unter seiner Festnetznummer erreichbar sein. Er wünschte sich von uns eine Lösung zur Rufweiterleitung. Jedoch zeigte sich im Beratungsgespräch, dass er fast ausnahmslos im Großraum Hamburg tätig ist. Wenn man hauptsächlich in der Stadt unterwegs ist, lässt sich die Weiterleitung kostengünstiger über mobile Daten mit einer Voice-over-IP-App auf dem Smartphone lösen. Dadurch sparte sich unser Kunde die Weiterleitungskosten.

Wer bereits in Features oder konkreten Produkten denkt, geht schon einen Schritt zu weit. Zuerst solltet ihr euch klarwerden, welche Probleme eigentlich gelöst werden müssen. Idealerweise überlegt ihr auch im Team. „Gedankenbälle spielen“ führt schneller zum Ziel, als wenn sich ein Einzelner dem Thema annimmt und im stillen Kämmerlein überlegt. Genau hier können Start-ups ihre Agilität als Organisation nutzen.

Setze Prioritäten

Das hängt eng mit dem ersten Punkt zusammen. Wenn ihr euch darüber klar werdet, welches Problem ihr lösen müsst, setzt ihr fast automatisch Prioritäten. Um das Beispiel von oben aufzugreifen: Vielleicht genügt euch anfangs die VoIP-App. Später, wenn ihr euer Geschäft auf das Umland ausdehnt, oder wenn euer Team wächst, installiert ihr vielleicht eine Telefonanlage.

Am Anfang müssen oft nur die drei wichtigsten Probleme gelöst werden. Anforderung vier und fünf können noch ein Jahr warten. Wenn ihr Prioritäten setzt, spart ihr nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

Nimm den Hörer in die Hand und frag dein IHK Gründerzentrum

Das Internet hält tausendundeine Information zum Thema IT bereit, aber das kann zugleich auch ein Problem werden: Wer verarbeitet das alles? Stimmt das, was da steht, auch für meinen konkreten Fall?

Gründer verbrennen viel zu viel Zeit mit der Recherche nach Informationen – über die richtige Informationstechnik, die passende Finanzierung oder die Buchhaltung. Dabei ist es viel effektiver, einfach mal zum Hörer zu greifen und einen Experten zu fragen. Zum Beispiel bei der IHK. Die Experten dort sind dafür da, euch zu helfen. Erste Auskünfte sind übrigens meistens kostenlos.

Wenn du wenig Ahnung von IT hast, hol dir einen Experten

Manchmal braucht ihr vielleicht mehr Beratung – die dann, legitimer Weise, Geld kostet. Überlegt euch, ob sich diese Investition lohnt. Was bringt es, stundenlang zu recherchieren und am Ende doch nicht schlauer zu sein. Diese Zeit hättet ihr in euer Produkt stecken können.

Cashout ist manchmal am Ende günstiger als alles selber zu machen. Einen Kredit oder eine Versicherung beauftragt ihr ja auch nicht aus dem Blauen, mit ein paar halbwegs passenden Antworten aus Wer-weiß-was und Foren in der Hinterhand.

Auch hier verweise ich auf die IHK: Die Gründerzentren arbeiten in allen möglichen Themenbereichen, auch in puncto IT, mit Experten zusammen, die ihr Wissen als Gründer-Coaches an Start-ups weitergeben – häufig zu reduzierten Stundensätzen.

Mieten statt kaufen, Cloud statt Lizenz

Ihr seid euch über eure Probleme und Anforderungen klargeworden, habt priorisiert und vielleicht mit einem Experten telefoniert – nun geht es an die eigentliche Beschaffung. Auch hier gibt es Fallstricke: Denn falsch gewählte IT kann sich als Kostenfalle entpuppen, lest deshalb immer das Kleingedruckte: Welche Features kauft ihr genau und für wie lange? Was ist, wenn eure Firma wächst oder schrumpft? Was passiert mit euren Daten, wenn ihr kündigen wollt?

IT-Lizenzmodelle sind starr: Sie haben feste Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen. Lizenzen sind Gerät- und/oder Nutzergebunden. Für sich rapide verändernde Bedingungen von Start-ups sind Lizenzmodelle nicht gemacht.

Flexibler ist IT aus der Cloud: Ein CRM zum Beispiel muss man heute nicht mehr für ein Jahr und fünf Benutzer lizenzieren. Aus der Wolke, zur monatlichen Miete, jederzeit kündbar wächst die Software mit eurem Unternehmen, in Bezug auf die Benutzer und in puncto Features.

Steuervorteil: Einen weiteren Vorteil cloudbasierter Mietmodelle sollten Gründer im Hinterkopf behalten: Durch monatlich laufende Kosten wird die IT zur Betriebsausgabe und kann zu hundert Prozent steuerlich geltend gemacht werden, wohingegen Lizenzmodelle oder Hardware-Käufe nur abgeschrieben werden können.

Fazit: Sich selbst klarwerden und dann Profis fragen.

Wovon Unternehmensgründer fast noch weniger haben als Geld, ist Zeit. Laptops, Cloud-Lösung oder Communication-Software – all das ist nicht mal eben bestellt. Der Markt quillt über vor Angeboten. Kaum ein Gründer ist IT-Profi. Ohne größeren Rechercheaufwand geht es nicht.

Wenn ihr diese Zeit nicht investieren könnt oder wollt, macht euch einen Plan, überlegt euch, welche Probleme die IT bei euch lösen muss. Und fragt dann Leute, die sich damit auskennen.

Über den Autor:

Marten Krull studierte Betriebswirtschaft in dualer Ausbildung. Von Anfang an spielte IT eine große Rolle in seiner beruflichen Laufbahn. So kann er als Sales Manager bei IPD NOW sowohl in puncto Finanzen, Steuern und Recht beraten als auch im Hinblick auf technische Tools.

IPD NOW funktioniert in zwei Schritten. Zunächst klicken sich Start-ups ihre Wunsch-IT online aus einem Baukasten zusammen. Im zweiten Schritt beraten Marten Krull und sein Team diese Interessenten, welche Produkte am besten zu ihren Bedürfnissen passen.

Alle Informationen rund um IPD NOW findet Ihr unter https://www.ipdnow.de .