Handelsregistereintragung – Was Start-ups wissen sollten

Das Handelsregister ist ein Verzeichnis, in dem Unternehmen eingetragen sind und das öffentlich einsehbar ist. Wer dort eingetragen wird und welche Informationen verzeichnet sind, ist gesetzlich geregelt. Der Aufwand für eine Eintragung ist nicht sehr groß, ist allerdings mit Kosten verbunden. Eine Eintragung ist mit Vorteilen verbunden, kann einen Betrieb aber in seiner Handlungsweise auch einschränken.

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister stellt Informationen über Unternehmen öffentlich zur Verfügung. Die Unternehmen, die verpflichtet sind sich dort eintragen zu lassen, müssen eine bestimmte Geschäftsform haben. Dazu gehören Kaufleute, Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Aktiengesellschaften. Start-ups steigen jedoch nur selten als GmbH oder AG ein, sondern in der Regel als Einzelunternehmen. Für diese Unternehmensform ist eine Eintragung nicht verpflichtend, sie können sich allerdings freiwillig dort eintragen lassen. Für Unternehmen, die sich freiwillig eintragen lassen, gelten allerdings auch die gleichen Pflichten, sie haben mit der Eintragung aber auch die gleichen Rechte, wie andere eingetragene Betriebe.

Welche Eintragungen werden gemacht?

Ein Vorteil, warum sich Unternehmen zum Teil freiwillig eintragen lassen, ist das mit dem Eintrag auch der Name des Unternehmens gesetzlich geschützt ist. Damit hat eine Eintragung ins Handelsregister für Start-ups den Vorteil, dass der Name nicht zusätzlich geschützt werden muss. Teil der Handelsregistereintragung ist die Adresse des Unternehmens sowie die Anschriften möglicher Niederlassungen. Verpflichtend sind auch die Angaben der Gesellschaftsform und das Benennen aller Personen, die eine Vertretungsbefugnis haben. Je nach Gesellschaftsform müssen weitere Informationen bekannt bzw. zur Verfügung gestellt werden. Bei Aktiengesellschaften müssen beispielsweise auch die Bilanzen vorgelegt werden. In jedem Fall muss auch das Tätigkeitsfeld des Unternehmens bekannt gegeben werden. Bei einer Handelsregistereintragung wird grundsätzlich immer zwischen eintragungsfähigen und nicht eintragungsfähigen Daten unterschieden. Es gibt auch Informationen, die nicht im Register eingetragen werden, wozu beispielsweise Handlungsvollmachten gehören. Start-ups, die eine freiwillige Handelsregistereintragung machen, sollte sich vorerst auf die Daten beschränken, die für eine Eintragung notwendig sind. Es gibt immer die Möglichkeit zusätzliche eintragungsfähige Informationen später zu ergänzen.

Welche Vor- und Nachteile hat eine Eintragung ins Handelsregister?

Für Start-ups bzw. generell für junge Unternehmen bringt eine Handelsregistereintragung durchaus Vorteile. Neben dem Schutz des Namens können sich Kunden oder potenzielle Geschäftspartner vergewissern, dass es sich tatsächlich um einen legitimierten Betrieb handelt. Das sorgt für eine Vertrauensbasis und erleichtert die Abwicklung von Geschäften. Der seriöse Eindruck, der damit entsteht, ist auch wichtig, wenn zusätzliches Kapital von Banken oder anderen Investoren notwendig ist. Dies ist für Start-ups unerlässlich, vor allem, wenn ihr Produkt am Markt ankommt, kann es sein, dass sie schnell eine finanzielle Spritze benötigen. Eine Eintragung ins Handelsregister kann die Vergabe von Geldern beschleunigen. Mit der Eintragung ins Handelsregister unterliegen die Unternehmen auch den rechtlichen Auflagen, die beispielsweise die Gesellschaftsform mit sich bringt. Eingetragene Unternehmen müssen Bilanzen abliefern und darauf achten, dass beim Schriftverkehr die Informationen wie der Gerichtsstand und natürlich auch die Nummer des Unternehmens im Handelsregister auch auf den Dokumenten vermerkt sind. Start-ups sollten daher gut abwägen, ob sich der Aufwand einer Eintragung lohnt.

Wie läuft eine Eintragung ab?

Seit dem Jahre 2007 kann eine Handelsregistereintragung nur noch in elektronischer Form erfolgen. Die Eintragung kann jedoch nicht direkt durch das jeweilige Unternehmen erfolgen, sondern die Informationen müssen auf ihre Richtigkeit geprüft und beglaubigt werden. Daher übernimmt die Überprüfung und die Eintragung ein Notar. Der Unternehmer muss dem Notar alle relevanten Informationen aushändigen. Diese variieren abhängig von der Gesellschaftsform und davon, ob das Unternehmen bereits vor der Eintragung tätig war oder nicht. Ein Unternehmen, dass noch keinen Umsatz gemacht hat, kann beispielsweise auch noch keine Bilanzen vorweisen, muss jedoch etwa das Stammkapital nachweisen können. Da eine Eintragung vom Gewerbeamt ebenfalls mit der Gründung eines Unternehmens notwendig ist, kann es sein, dass Notare für die Legitimierung des neu gegründeten Unternehmens auch diese Unterlagen verlangen. Start-ups, die eine Eintragung ins Handelsregister in Erwägung ziehen, sollten sich vorab mit ihrem Notar in Verbindung setzen und klären, welche Dokumente für die Eintragung notwendig sind und welche Informationen er benötigt, damit er bestätigt, dass es sich um einen seriösen Betrieb handelt.

Müssen Änderungen bekannt gegeben werden?

Sind die Informationen erst einmal im Handelsregister eingetragen, haben Unternehmen dafür zu sorgen, dass diese auch aktuell bleiben. Gerade für Start-ups ist dies oft eine Herausforderung, denn sie können rasch wachsen, wodurch sich oft nicht nur einmal, sondern mehrmals die Firmensitze innerhalb weniger Jahre ändern. Bedingt durch die Dynamik von Start-ups können sich auch andere Informationen ändern, die unverzüglich im Handelsregister eingetragen werden müssen. Dies ist auch der Fall, wenn Start-ups ihre Gesellschaftsform ändern. Die Eintragung für Einzelunternehmen ist freiwillig, wandeln sie die Gesellschaftsform nach einigen Jahren beispielsweise in eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung um, wird eine Eintragung ins Handelsregister Pflicht und die Unternehmen unterliegen auch den Pflichten, die die Eintragung mit sich bringt. Änderungen im Handelsregister müssen ebenfalls wieder dem Notar bekannt gegeben werden und die notwendigen Dokumente dafür beigebracht werden. Dieser übernimmt dann erneut die Eintragung der geänderten Informationen.

Welche Kosten können bei einer Eintragung anfallen?

Für Start-ups, die oft nur ein knappes Budget haben, sind natürlich auch die Kosten, die mit der Eintragung verbunden sind, relevant. Eine exakte Berechnung der Kosten ist nicht möglich, denn neben den fixen Kosten, die für direkte Handelsregistereintragung – dabei handelt es sich um Gebühren beispielsweise für Ausdrucke – können Kosten in unbekannter Höhe für unterschiedliche Informationen anfallen. Einzelunternehmen müssen mit Kosten alleine für die Dokumente und die Eintragung von rund 300 Euro rechnen. Hinzu kommen noch die Kosten für den Notar, die ebenfalls unterschiedlich hoch ausfallen können. Start-ups, die Kosten einsparen möchten, sollten in jedem Fall die Stundensätze für den Notar vergleichen, da hier durchaus die Kosten stark variieren können. Unternehmen, die alle ihre Dokumente in Ordnung und vollständig haben, können die Arbeit des Notars deutlich verringern und dadurch auch Kosten einsparen. Start-ups haben auch die Möglichkeit sich kostenlos informieren zu lassen, bei manchen Gesellschaftsformen ist jedoch ein Beratungsgespräch, dass kostenpflichtig ist, verpflichtend. Dazu gehören beispielsweise Gesellschaften mit beschränkter Haftung und in diesem Fall können die Kosten für eine Eintragung ins Handelsregister durchaus um die 1.000 Euro betragen. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen bereits auch vor der Handelsregistereintragung Gedanken über die Gesellschaftsform machen, denn auch später müssen Informationen an das Handelsregister übermittelt werden. Die Bilanzierung muss beispielsweise von einem Steuerberater abgesegnet werden, wodurch ebenfalls laufend Kosten für die Eintragung ins Handelsregister anfallen.