Rechnung schreiben – Diese Vorgaben sind zu beachten

Kleine Unternehmen und Start-Ups erstellen Rechnungen häufig per Excel- oder Wordvorlage. Dabei kommt es schnell zu Problemen, die bei einer Betriebsprüfung teuer werden können. Unsere Checkliste zeigt, welche Vorgaben beim Erstellen einer Rechnung beachtet werden müssen.

In Deutschland unterliegen Rechnungen wie auch andere steuerlich relevante Dokumente klaren Richtlinien. Unser Artikel hilft dir bei deinen ersten Rechnungen alles richtig zu machen und keine Pflichtangaben zu vergessen.

Pflichtangaben einer Rechnung

In Deutschland müssen laut § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) alle Rechnungen die folgenden Pflichtangaben beinhalten.

  • Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungssteller
  • Vollständiger Name Anschrift des Rechnungsempfänger
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuernummer, Steuer-ID oder Umsatzsteuer-ID
  • Leistungszeitrum
  • Rechnungsdatum
  • Detaillierte Angaben zum Produkt bzw. zur Dienstleistung
  • Rechnungssumme
  • Steuersatz und Steuerbetrag (außer bei Kleinunternehmern)

Rechnung erstellen – Rechnungsvorlage vs. Software wie z.B. FastBill

SoftwareVorlage (Word / Excel)
Rechnung aus Angebot erstellenJaNein
Zugriff auf KundendatenJaNein
Rechtssichere Stornierung einer RechnungJaNein
Rechtssichere Nummerierung der RechnungenJa, erfolgt automatischNein
Rechtsversand per MailJa, nur ein Klick nötigJa, aber mehrere Schritte nötig
ZahlungsabgleichJa, erfolgt automatischNein, nur manuell
Pflichtangaben immer aktuellJa, wenn im Programm hinterlegtJa, wenn Vorlage aktualisiert wurde
MahnwesenJa, erfolgt automatischNein, nur manuell
Datenversand an SteuerberaterJaNein, nur manuell
Definierte RechnungsablageJaNein
Rechtssicherheit bei BetriebsprüfungJaNein
KostenBei Start-Ups etwa zehn Euro pro MonatKeine Extrakosten

 

Rechnung mit Steuernummer, Steuer-ID oder Umsatzsteuer-ID?

Ob du auf deiner Rechnung deine Steuernummer, Steuer-ID oder Umsatzsteuer-ID nutzt, ist abhängig vom Rechnungsempfänger

Sollte es sich beim Rechnungsempfänger um eine natürliche Person oder ein Unternehmen mit Sitz in Deutschland handelt, ist die Angabe der Steuer-ID oder Steuernummer ausreichend. Diese wird automatisch vom Finanzamt vergeben und dient der Finanzverwaltung auch intern als Identifikationsmittel für alle Steuerpflichtigen.

Bei Rechnungsempfängern im Ausland ist hingegen die Angabe der Umsatzsteuer-ID nötig. Eine zusätzliche Angabe der Steuer-ID oder Steuernummer ist in diesem Fall nicht erforderlich. Wird das Reverse-Charge-Verfahren genutzt, gehört außerdem auch die Umsatzsteuer-ID (VAT-ID) des Kunden mit auf deine Rechnung.

Rechnungstools wie zum Beispiel FastBill.de fügen die korrekte Nummer in der Regel automatisch bei der Rechnungserstellung ein. Bei der Nutzung einer Word- oder Excelvorlage musst du hingegen darauf achten, dass die Pflichtangaben vollständig enthalten sind.

Ausnahme bei der Kleinunternehmerregelung

Eine Ausnahme bildet hier die sogenannte Kleinunternehmerregelung, die bei einem Umsatz von maximal 22.000 Euro im Vorjahr und einem voraussichtlichen Umsatz von maximal 50.000 Euro im laufenden Jahr, genutzt werden kann.

Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen und stellen Rechnungen deshalb immer „netto“. In der Rechnung muss deshalb ein Zusatz wie

„Gemäß §19 UStG erhebe ich keine Umsatzsteuer und weise diese daher auch nicht aus, da ich Kleinunternehmer bin“

enthalten sein.

Rechnungsversand per Post oder E-Mail?

Gesetzliche Vorgaben zur Art des Rechnungsversands gibt es in Deutschland nicht. Als Rechnungssteller kannst du deshalb frei entscheiden, ob du deinen Kunden die Rechnung per Briefpost oder E-Mail zukommen lässt. Auch der Zwang zur Signatur entfällt seit 2011. Eine bereits signierte Rechnungsvorlage in Word, Excel oder einer speziellen Rechnungssoftware wie FastBill ist somit nicht mehr erforderlich.

Vor allen in Start-Ups ist der Rechnungsversand per Mail inzwischen die Norm. Insbesondere bei Nutzung eines Rechnungstools ergeben sich durch den Verzicht auf Papierkram einige Vorteile, die im Unternehmen wertvolle Zeit sparen und noch die Umwelt schonen.

Neben dem schnellen Versand in Echtzeit ist bei digitalen Rechnungen vor allen die Filterung hervorzuheben, die es ermöglicht in Sekunden alte Rechnungen zu finden.

Rechnungen für zehn Jahre archivieren

Rechnungen unterliegen wie alle steuerlich relevanten Unterlagen laut den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) einer Aufbewahrungsfrist von sechs bis zehn Jahren. Im Gegensatz zu Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüssen, die im Originalzustand archiviert werden müssen, müssen Rechnungen sowie Geschäfts- und Handelsbriefe im Archiv nur bildlich dem Original entsprechen.

FastBill.de und andere professionelle Rechnungstools übernehmen diese Archivierung automatisch. Wenn du deine Rechnung per Word oder Excel erstellst, bist du hingegen selbst für die korrekte Archivierung verantwortlich. Verstöße können bei einer Betriebsprüfung zu Strafen und weiteren Rechtsnachteilen führen.

Fazit zum Schreiben von Rechnungen

Die Vorschriften zur Rechnungsstellung sind in Deutschland streng. Um unabsichtliche Verstöße gegen die Regularien zu verhindern, ist es deshalb auch für Start-Ups sinnvoll eine professionelle Software zur Erstellung von Rechnungen zu verwenden. Es werden so nicht nur empfindliche Strafen im Rahmen einer Betriebsprüfung vermieden, sondern der Arbeitsablauf wird auch vereinfacht. In der Regel kosten entsprechende Tools ab zehn Euro pro Monat. Die Investition ist deshalb im Anbetracht der gesparten Zeit und der dadurch geschaffenen Rechtssicherheit auch bei Unternehmen mit knappen Budget sinnvoll.