Qualifikationsmatrix (Kompetenzmatrix): Funktionsweise, Anwendung und die Vorteile

Um innerhalb eines Unternehmens die einzelnen und individuellen Fähigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter herauszufinden, nutzen die meisten Unternehmer die sogenannte Qualifikationsmatrix. Mit Hilfe von dieser lassen sich Fähigkeiten herausarbeiten, um sie nachhaltig und effizient innerhalb der Firma nutzen und anwenden zu können. Da sie der Herausarbeitung von Kompetenzen dient, wird sie häufig auch als Kompetenzmatrix bezeichnet. Allerdings übernimmt die Qualifikationsmatrix mehr als nur diese eine Aufgabe, sondern bringt einem Unternehmen mehrere Vorteile.

Inhalt einer Qualifikationsmatrix (Kompetenzmatrix): Funktionsweise

Die Qualifikationsmatrix wird in Unternehmen als Werkzeug bei der Personalentwicklung verwendet. Ziel soll es sein, zielgerichtet Kompetenzen aufzubauen, um vorher festgelegte Unternehmensziele effektiv zu erreichen. Dargestellt wird die Matrix in Form einer Tabelle, in der alle vorhandenen und nicht-vorhandenen Kompetenzen und Fähigkeiten von Mitarbeitern zusammengetragen und geordnet werden. Das bedeutet, es lässt sich schnell und einfach herausfinden, welche Kompetenzen durch die Mitarbeiter abgedeckt werden und wo eine Weiterbildung benötigt wird. Je größer ein Unternehmen ist, desto bedeutender ist die Qualifikationsmatrix als Bestandteil des digitalen Managements der Firma. Dabei arbeitet dieses eng zusammen mit der Personalabteilung bzw. der Personalverwaltung zusammen.

In kleinen Firmen reicht bereits eine handgeführte Excel-Tabelle aus. Wird der Aufwand größer, sollte diese dann digitalisiert werden.

Anwendung und die Vorteile einer Qualifikationsmatrix

Die Qualifikationsmatrix kommt vor allem in der Personalplanung und Personalentwicklung zum Einsatz. Dadurch können Bereiche wie Stellenausschreibungen, Stellvertretungen oder Personalpläne zielgerichtet und schnell erstellt werden. Durch die zunehmende Digitalisierung und das digitale Management kann die Matrix nun noch effektiver im Unternehmen genutzt werden. Die Mitarbeiter können hinsichtlich ihrer Kompetenzen für bestimmte Projekte der Firma genutzt werden oder in einer Weiterbildung notwendige Kompetenzen entwickeln. Ziel ist es, die Unternehmensziele effektiv zu erreichen. Kompetenzlücken bei Mitarbeitern werden schnell aufgedeckt und können mit Fördermaßnahmen beseitigt werden. Folgende Bereiche gehören zu den Anwendungsbereichen der Qualifikationsmatrix:

– Überblick über vorhandene, ablaufende oder fehlende Kompetenzen von Mitarbeitern

– Vergleich der Fähigkeiten mit einer bestimmten Stelle in der Firma

– Fortschritt von Qualifizierungsmaßnahmen erkennen

– Erhöhung und Förderung des Wissensstandes

– Zuweisung von Schulungs- und Qualifizierungsmaßnahmen

Vorteile

Die Qualifikationsmatrix ist in einem Unternehmen ein praktisches Werkzeug zum Erreichen der Unternehmensziele. Hier folgen die Anwendung und die Vorteile, die die Nutzung der Kompetenzmatrix mit sich bringt:

1. Kritische Bedürfnisse und Aufgaben schnell erkennen

2. Mitarbeitereinsatz und Zeiten effektiv regeln und planen

3. Ein flexibles und variables Werkzeug in der Mitarbeiterplanung und -entwicklung

4. Strukturierter Überblick über Fortschritte

5. Erkennen von wertvollen Mitarbeitern und Verbesserungspotential

Unterschied zwischen Kompetenz- und Skillmatrix

Der größte Unterschied zwischen beiden Konzepten liegt wohl im Niveau und der Verwendung der Matrix. Bei der Kompetenzmatrix geht es vor allem um die Fähigkeiten, das Wissen und die Einstellung der Mitarbeiter einer Firma. Bei der Skill-Matrix dagegen geht es nun um die Bewertung dieser Fähigkeiten und Kompetenzen. Das bedeutet, die Skill-Matrix müsste theoretisch ein Teil der Kompetenzmatrix sein, bei der vorhandenes Wissen verstanden wird und Kompetenzlücken werden identifiziert und geplant. Dabei kann jedoch beispielsweise auch eine Skill Management Software helfen.

So wird eine eigene Qualifikationsmatrix erstellt

Um eine effektive und übersichtliche Qualifikationsmatrix zu erstellen, sollten Unternehmen immer eine bestimmten Reihenfolge befolgen. Dabei empfiehlt sich in der Regel folgender Stufenplan:

1. Basisfragen klären

Bevor die Entwicklung und Gestaltung der Matrix beginnt, sollten einige wichtige Basisfragen beantwortet werden. Es sollte zunächst geklärt werden, welche Kompetenzen bei den Mitarbeitern überhaupt benötigt werden und welche sie bereits besitzen. Zudem muss herausgefunden werden, ob eine Lücke zwischen Soll- und Ist-Zustand existiert und wie fehlende Kompetenzen und Fähigkeiten zum Schließen der Lücken entwickelt werden können. Zuletzt sollte geklärt werden, wo und wie Kompetenzen formell angezeigt werden können.

2. Übersicht

Anschließend sollten alle Aspekte zusammengetragen werden, um eine Übersicht zu erhalten. Das bedeutet, welche Aufgaben und Fertigkeiten müssen Mitarbeiter erfüllen, um eine bestimmte Funktion erfüllen zu können? Hier erfahren Unternehmen mehr über die Einsetzbarkeit und Spezialisierung der Mitarbeiter.

3. Kategorisierung spezifischer Fähigkeiten

Hier wird eine Übersicht spezieller Fähigkeiten erstellt, die in bestimmten Funktionen oder Abteilungen benötigt werden.

4. Daten kombinieren

Zuletzt werden alle Daten in der Qualifikationsmatrix zusammengetragen. Dadurch wird das Niveau der Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter bestimmt.