Personalkosten – was kostet ein Mitarbeiter wirklich?

Wer als Start-up wachsen möchte, muss früher oder später Mitarbeiter einstellen. Das ist ein Schritt, welcher mit vielen neuen Herausforderungen einhergeht. Zwar übernimmt der Mitarbeiter anfallende Arbeit, allerdings müssen Sie ihn vorher einarbeiten. Hinzu kommt, dass Sie sich mit den Kosten und der damit einhergehenden Lohnabrechnung kümmern müssen. Die richtige Berechnung ist eine Voraussetzung für den unternehmerischen Erfolg und kann bei Fehlern zu Bußgeldern führen. Deshalb ist wichtig, zu wissen, was ein Mitarbeiter das Start-up eigentlich kostet.

Unterschied zwischen Personal-, Lohnkosten und sonstigen Personalkosten

Die Personalkosten sind alle Kosten, welche im Zusammenhang mit der Einstellung eines Mitarbeiters entstehen. Diese teilen sich in 3 Bereiche auf: dem Nettogehalt (den Lohnkosten), den Personalnebenkosten und den sonstigen Personalkosten. Viele junge Start-ups machen den Fehler, dass sie lediglich das Nettogehalt sowie die Lohnnebenkosten mit in die Planung miteinbeziehen. Teilweise werden sogar die Lohnnebenkosten nicht vollständig mitberücksichtigt. Während das Nettogehalt der Teil ist, welcher an den Mitarbeiter ausgezahlt wird, beinhalten die Lohnnebenkosten Dinge wie die Sozialversicherung, Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall oder anteilige Beiträge zur Berufsgenossenschaft.

Die richtige Berechnung ist aber aus mehreren Gründen wichtig. Zum einen können rechtliche Probleme entstehen und zum anderen kann eine fehlerhafte Berechnung die Beziehung zu den Mitarbeitern schädigen sowie die finanzielle Planung durcheinanderbringen. Es ist deshalb von besonderer Bedeutung, dass die Gehaltsabrechnung korrekt ist. Da die genaue Berechnung von vielen Faktoren abhängig ist, empfiehlt sich für eine pünktliche und korrekte Gehaltsabrechnung die Nutzung einer entsprechenden Software. Eine solche finden Sie zum Beispiel unter www.gehaltsabrechnungs-software.de.

Unter sonstigen Personalkosten fallen zum Beispiel die Kosten für das Schalten von Stellenanzeigen, Kantinenleistungen sowie die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes. Letzterer Punkt beinhaltet unter anderem die Möbel, eventuell angemietete Räume sowie alle notwendigen technische Geräte. Diese Kosten werden bei der Planung am häufigsten vergessen.

Was kostet ein Mitarbeiter wirklich?

Um die tatsächlichen Personalkosten zu kennen, müssen Sie als Start-up das Arbeitgeberbrutto (Nettogehalt und Lohnnebenkosten) sowie die sonstigen Personalkosten kennen. Das Arbeitgeberbrutto lässt sich relativ gut im Voraus berechnen, sofern man bereits Vorstellungen über das Nettogehalt hat, welches man bereit ist zu zahlen. Generell können Sie als Arbeitgeber dann mit regelmäßigen Kosten in Höhe des 1,5-fachen vom Arbeitgeberbrutto rechnen.

Hinzu kommen allerdings noch weitere Kosten, welche in Ihrem eigenen Ermessen liegen. Dazu gehören zum Beispiel Dinge wie das Urlaubsgeld oder einem 13. Jahresgehalt. Beachten sollten Sie hierbei, dass sich eine Pflicht hierzu ergeben kann, wenn Sie diese Leistungen über mehrere Jahre regelmäßig gezahlt haben.

Wann rentiert sich die Einstellung?

Wann sich ein Mitarbeiter für das Unternehmen rechnet, lässt sich in der Start-up-Phase häufig nur schlecht einschätzen und auch nicht berechnen. Häufig befindet sich das Unternehmen nämlich noch im Aufbau. Das bedeutet, dass es bereits viele Ausgaben gibt, aber die Einnahmen erst gering sind, weil zum Beispiel das Produkt noch nicht fertig entwickelt ist oder noch an der Bekanntheit des Unternehmens gearbeitet werden muss.

Generell muss ein Mitarbeiter aber einen Beitrag zum Gewinn leisten, um als profitabel zu gelten. Je nach Branche gibt es dafür ungefähre Zahlen. In der Dienstleistungsbranche gilt ein Mitarbeiter beispielsweise dann als rentabel, wenn er mindestens 200 Prozent seiner Personalkosten erwirtschaftet.