Mahnwesen für Start-ups: Damit man nicht in eine finanzielle Schieflage gerät

Vor allem direkt nach der Gründung stehen für Start-ups einige Investitionen an. Gleichzeitig sind die Einnahmen aber noch gering. Neben einem Finanzplan muss von Beginn an auch das Mahnwesen möglichst effektiv betrieben werden. Ansonsten kann die Liquidität in Gefahr geraten und das Unternehmen kommt bereits kurze Zeit nach der Gründung in eine finanzielle Schieflage.

Wann muss gezahlt werden?

Grundsätzlich herrscht in Deutschland eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. So lange haben deine Kunden per Gesetz Zeit, ihre offenen Rechnungen zu begleichen. Die Zahlungsfrist kann aber individuell angepasst werden. Einzige Voraussetzung: Ein Hinweis findet sich in den AGB und auf der Rechnung. Dann kannst du deine Kunden zur prompten Zahlung auffordern oder das Zahlungsziel auf 14 Tage verkürzen. Ist der offene Betrag zum Zahlungstermin nicht eingegangen, sollte bereits wenige Tage später das Mahnwesen starten. So wird sichergestellt, dass keine Zahlungen untergehen und dein Unternehmen schnellstmöglich an sein Geld kommt. Was sich anfangs noch manuell kontrollieren lässt, wird dann aber schnell einmal zu einem größeren Aufwand. Viele Start-ups entscheiden sich daher für eine Buchhaltungssoftware wie die Lexware Cloud, um immer und überall auf das Finanztool im Unternehmen zugreifen zu können. Die Software kann mit dem eigenen Start-up mitwachsen und auf die individuellen Bedürfnisse zugeschnitten werden. Natürlich lässt sich über ein gutes Finanztool auch das Mahnwesen automatisieren. Wurde bis zur Frist kein Zahlungseingang erkannt, wird automatisch das Mahnverfahren angestoßen.

Wenn der Kunde nicht bezahlt: So gehst du vor

Es ist immer ärgerlich, wenn Kunden ihre offenen Rechnungen nicht bezahlen. Ganz wirst du dieses Problem aber nie lösen. Die einzige Möglichkeit wäre, nur auf Vorkasse zu arbeiten. Da das aber nicht gerade kundenfreundlich ist und deine Konkurrenz sicher bessere Zahlungsmodalitäten anbietet, muss das Risiko eines Zahlungsausfalls oft einfach in Kauf genommen werden. Nicht immer haben deine Kunden böse Absichten hinter der offenen Rechnung. Manchmal vergisst man im hektischen Alltag einfach etwas und die Rechnung bleibt unbeglichen auf dem Stapel an Papieren liegen. Spätestens wenn dann die Zahlungserinnerung ins Haus flattert, wird der offene Betrag beglichen. Wenn auch darauf keine Reaktion erfolgt, kann es schon etwas schwieriger werden. Nach einer Frist von meist 10 Tagen folgt die 2. Mahnung. Hier dürfen dann auch Mahnspesen verrechnet werden, wenn das in den AGBs vorab vereinbart wurde. Geht auch nach diesem Bescheid keine Zahlung ein, folgt eine letzte außergerichtliche Mahnung. Hier kannst du explizit darauf hinweisen, dass die Forderung anschließend gerichtlich eingeklagt wird. Oftmals reicht das aus, damit dein säumiger Kunde den fälligen Betrag zahlt. Ob du im Endeffekt wirklich den Schritt vor Gericht wagen solltest, muss individuell von Fall zu Fall entschieden werden. Im Worst Case kommen nämlich Anwalts- und Verfahrenskosten auf dich zu, wenn der Kunde beispielsweise Privatinsolvenz anmelden muss.

Factoring kann bei großen Beträgen die Liquidität sichern

Vor allem im B2B-Geschäft werden Rechnungen mit hohen Summen ausgestellt, die nicht per Vorkasse bezahlt werden. Für junge Unternehmen kann es aufgrund der instabilen Finanzsituation aber schwierig werden, wenn eine große Rechnung dann über mehrere Wochen unbezahlt bleibt. Bevor das Start-up in Liquiditätsprobleme schlittert, sollte über das Factoring nachgedacht werden. Dabei können die offenen Forderungen an ein anderes Unternehmen verkauft werden, das dann die fällige Zahlung eintreibt. Zwar erhältst du vom Factoring-Unternehmen nicht den Gesamtbetrag bezahlt, dafür ist das Geld aber binnen weniger Tage auf dem Geschäftskonto. Als Notlösung kann diese unkomplizierte Abwicklung also durchaus in Betracht gezogen werden.

Anwalt oder Inkasso: Was lohnt sich für Start-ups?

Verweigert ein Kunde die Zahlung, können Start-ups entweder einen Anwalt oder ein Inkassobüro einschalten. Welche Variante hier die bessere Wahl ist, hängt vom jeweiligen Fall ab. Bei hohen Summen und im B2B-Bereich sollte stets ein Anwalt hinzugezogen werden. Bei kleineren Beträgen und im B2C-Bereich kann aber auch das Inkassobüro die bessere Alternative darstellen. Der größte Unterschied ist, dass nur der Anwalt eine gerichtliche Forderung einbringen kann. Das Inkassobüro versucht hingegen durch weitere Schreiben oder einen Besuch beim Schuldner, die Forderungen einzutreiben. Weigert sich der Kunde aber strikt gegen die Zahlung, ist ein Inkassobüro machtlos. Der Anwalt hingegen kann dann rechtliche Schritte einleiten, die Kosten dafür sind vergleichsweise aber auch meist höher.