In 5 Schritten zu deiner Umsatzsteuervoranmeldung

In 5 Schritten zu deiner Umsatzsteuervoranmeldung

Du hast gerade dein Startup gegründet? Und sogar schon die ersten Rechnungen an deine Kunden geschrieben? Gratuliere!

Aber natürlich hat auch der Fiskus schon ein Auge auf dich geworfen. Deine erste Umsatzsteuervoranmeldung steht an – und dabei gibt es so einiges zu beachten. Wir erklären dir, was es damit auf sich hat und wie du dabei am besten vorgehst.

Umsatzsteuer für Unternehmer – so funktioniert’s!

Prinzipiell muss jeder Unternehmer in Deutschland Umsatzsteuer abführen. Das gilt natürlich auch für dich als Startup. Dabei musst du allerdings zwischen dem Regelsteuersatz von 19% und dem ermäßigten Steuersatz von 7% unterschieden. Welcher Steuersatz gilt, ist abhängig vom Produkt bzw. der Dienstleistung.

Der ermäßigte Steuersatz von 7% fällt beispielsweise an für

  • Lebensmittel
  • Bücher und Zeitschriften
  • Gastronomieleistungen (to go)
  • Öffentliche Transportmittel (Nahverkehr)
  • Eintrittskarten für kulturelle Veranstaltungen
  • Beherbergung

Egal welcher Steuersatz, für alle Unternehmer gilt dasselbe Prinzip: Du musst über deine Rechnung einerseits Umsatzsteuer aus Verkäufen beim Kunden einheben und diese als „Mittler“ an das Finanzamt weitergeben. Andererseits darfst du dir umgekehrt auch die auf deine Einkäufe gezahlte Umsatzsteuer (= Vorsteuer) wieder vom Finanzamt zurückholen.

Hinweis: Bist du mit deinem Startup Kleinunternehmer und nimmst die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, musst du keine Umsatzsteuer bezahlen, kannst dir dadurch aber auch nicht die Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung machen?

Prinzipiell muss jeder Unternehmer in Deutschland Umsatzsteuer abführen und eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen. Im Rahmen dieser Umsatzsteuervoranmeldung errechnest du selbstständig deine Umsatzsteuerzahllast und überweist den Betrag an das Finanzamt.

Eine Ausnahme gilt für dich, wenn du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst. Dann zahlst du nämlich keine Umsatzsteuer und musst dementsprechend auch keine USt.-Voranmeldung einreichen. Nur die Umsatzsteuer-Jahreserklärung musst du wie alle anderen auch abgeben.

Fristen und Termine zur Umsatzsteuervoranmeldung

Je nach Höhe deiner bezahlten Umsatzsteuer (Umsatzsteuerzahllast) des Vorjahres, legt das Finanzamt gewisse Intervalle für deine Umsatzsteuervoranmeldung fest. Prinzipiell gilt: Je höher deine Umsatzsteuerzahllast ausgefallen ist, umso öfter muss auch die Voranmeldung erfolgen. Das Datum für die Voranmeldung ist jeweils der 10. Werktag des folgenden Monats.

Keine USt.-Voranmeldung:

Beträgt deine Zahllast aus dem Vorjahr weniger als 1.000€, ist eine USt.-Voranmeldung im Regelfall nicht nötig. Dann genügt die Abgabe der Umsatzsteuer-Jahreserklärung

Quartalsweise USt.-Voranmeldung:

Hat deine Zahllast die Grenze von 1.000€ überschritten, liegt aber noch unter 7.500€, musst du deine USt.-Voranmeldung vierteljährlich einreichen. Für das Intervall Januar – März ist also der 10. April Stichtag, für das Intervall April – Juni der 10. Juli u.s.w.

Monatliche USt.-Voranmeldung:

Alle mit mehr als 7.500€ Zahllast aus dem Vorjahr sind zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Der Januar ist also mit 10. Februar fällig, der Februar mit 10. März u.s.w.

Hinweis: Bist du Gründer in den ersten beiden Jahren der Existenzgründung? Dann musst du – ganz unabhängig von deiner Zahllast – in diesen Jahren deine Voranmeldung immer monatlich einreichen. Damit schützt sich das Finanzamt vor Zahlungsausfällen in dieser „Risikogruppe“.

Zu stressig? Dauerfristverlängerung beantragen!

Du weißt noch aus dem letzten Jahr, dass dir der Abgabetermin zur Umsatzsteuervoranmeldung immer viel zu knapp und stressig war? Dann kannst du eine Dauerfirstverlängerung beantragen – und zwar immer zu Jahresbeginn, vor deiner ersten USt.-Voranmeldung.

Sprich, Unternehmer im monatlichen Intervall können die Dauerfristverlängerung bis 10. Februar beantragen, Unternehmer im quartalsweisen Intervall haben bis 10. April Zeit.

Die Beantragung deiner Dauerfristverlängerung kannst du direkt über ElsterOnline vornehmen. Dazu aber später.

Wie berechne ich meine Umsatzsteuer?

Jetzt brauchst du deinen Taschenrechner. Die Berechnung deiner Umsatzsteuerzahllast ist aber gar nicht so schwierig. Sie ergibt sich rechnerisch wie folgt:

Eingenommene Umsatzsteuer – gezahlte Vorsteuer = Umsatzsteuerzahllast

Du summierst also deine über deine Kunden eingenommene Umsatzsteuer und ziehst davon die auf deine Einkäufe gezahlte Vorsteuer ab. Der Differenzbetrag ergibt deine Umsatzsteuerzahllast.

Nur diesen Differenzbetrag musst du letztendlich im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt abführen.

Hinweis: In Ausnahmefällen kann dein Vorsteuerbetrag deinen Umsatzsteuerbetrag übersteigen, z.B. wenn du in einem Jahr sehr viele Investitionen getätigt hast. In diesem Fall ergibt sich daraus ein Vorsteuerüberhang, den dir das Finanzamt rückerstatten muss.

In 5 Schritten zu deiner Umsatzsteuervoranmeldung

Nun weißt du alles zum Thema Umsatzsteuer. Wie genau deine Umsatzsteuervoranmeldung abläuft, haben wir hier noch einmal für dich zusammengefasst:

  1.        Beantrage deinen Zugang zu ElsterOnline

Der erste Schritt zur Umsatzsteuervoranmeldung ist die Beantragung deines Zugangs zum Online-Portal ElsterOnline. Die Voranmeldung darf seit 2006 nämlich nicht mehr in Papierform erfolgen, sondern nur noch online über die Elster-Plattform.

Die Freischaltung deines Zugangs kann bis zu zwei Wochen dauern – beantrage deinen Zugang daher rechtzeitig vor dem ersten Termin zu deiner Umsatzsteuervoranmeldung.

  1.       Trage deine Stammdaten ein

In deiner über ElsterOnline abrufbaren USt.-Voranmeldung musst du nun zuerst deine Stammdaten eintragen. Also deinen Unternehmensnamen, Anschrift, Steuernummer etc.

  1.       Ermittle deinen Nettoumsatz

In einem weiteren Schritt gibst du deinen Nettoumsatz an. Dazu addierst du zuerst alle Umsätze mit 7% Steuersatz, dann alle mit 19% Steuersatz und trägst den entsprechenden Nettobetrag in das Formular ein.

Beispiel: Ein Unternehmer hat im März Rechnungen im Wert von 499€ brutto inkl. 19% USt. ausgestellt. Der Nettoumsatz beträgt also: 499 / 119 x 100 = 419,33€.

  1.       Ermittle deine Vorsteuer

Nachdem du deinen Nettoumsatz angegeben hast, musst du deine zu zahlende Vorsteuer berechnen. Dazu summierst du alle Zahlungen getrennt nach Steuersatz und ermittelst daraus deinen gezahlten Vorsteuerbetrag.

Beispiel: Ein Unternehmer hat im März Einkäufe im Wert von 299€ brutto inkl. 19% USt. getätigt. Der Vorsteuerbetrag errechnet sich daher so: 299 / 119 x 19 = 47,74€.

  1.       Berechne deine Umsatzsteuervorauszahlung

Dieser letzte Schritt ist für dich nur noch mit wenig Aufwand verbunden. Denn hast du Nettoumsatz und Vorsteuerbetrag in das Formular eingetragen, berechnet ElsterOnline deine Umsatzsteuervorauszahlung von ganz alleine. Das Programm zieht die Vorsteuer von der Umsatzsteuer ab und spuckt den Wert aus, den du noch abzuführen hast.

Nun kannst du deine Umsatzsteuervoranmeldung per Klick einreichen. Fertig!

 

Andrea Lackner

Andrea ist Buchhaltungsexpertin beim Rechnungprogramm Debitoor, einer einfachen Buchhaltungslösung für Startups, Kleinunternehmer und Freelancer.