Wie ein Dokumentenmanagement-System Startups weiterhelfen kann

Im heutigen digitalen Zeitalter nutzen viele Start-ups noch immer elektronische Prozesse für einen Großteil ihrer Geschäftstätigkeit, obwohl sie eigentlich für Innovation und Modernität stehen.

Dabei entstehen große Datenmengen, die effizient organisiert und archiviert werden müssen. Auf den ersten Blick mag dies als eine mühsame und monotone Aufgabe erscheinen.

Kein Grund zur Sorge, denn es gibt spezielle Dokumentenmanagementsysteme, kurz DMS genannt, die genau diese Herausforderungen meistern können.

In diesem Artikel erfährst du mehr darüber, was ein Dokumentenmanagementsystem ist, welche Funktionen es bietet und warum es gerade für Start-ups von entscheidender Bedeutung ist!

Was ist ein DMS?

Ein zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet eine sichere Plattform für die strukturierte Verwaltung von Dokumenten. Es ermöglicht das schnelle und einfache Suchen, Bearbeiten, Speichern und Verfolgen von gescannten und digitalisierten Dokumenten. Darüber hinaus erkennt es automatisch die in den Dokumenten enthaltenen Informationen und leitet diese nahtlos an externe Systeme wie CRM oder ERP weiter.

Konkret ermöglicht ein DMS, komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren und digital abzubilden. Dadurch werden Brüche in der Informationsverarbeitung vermieden, die Datenflut reduziert und die Informationsbereitstellung optimiert. Darüber hinaus entlastet ein DMS die Umwelt und die Mitarbeiter, die sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und ihr volles Potenzial ausschöpfen können.

Was sind die Vorteile eines DMS?

Nachdem du nun eine Vorstellung davon hast, was DMS ist, möchtest du vielleicht wissen, welche Vorteile innovative DMS-Lösungen bieten und wie sie dir helfen können, deine Daten effizienter und sicherer zu organisieren.

#1 Produktivitätsboost: Effizientere und schnellere Arbeitsabläufe

Durch die Automatisierung von Prozessen und Abläufen mit einem DMS können Arbeitsschritte beschleunigt und manuelle Tätigkeiten, die bisher viel Zeit in Anspruch genommen haben, minimiert werden.

Das spart Dir und Deinem Team viel Zeit und Kosten und steigert gleichzeitig die Produktivität.

Im Klartext bedeutet dies, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich weniger Zeit für manuelle und stupide Tätigkeiten aufwenden müssen und mehr Zeit für kreative und anspruchsvolle Tätigkeiten haben.

#2 Alles auf einem Blick

Ein solches DMS erleichtert die Nachvollziehbarkeit aller Unternehmensprozesse erheblich. Das bedeutet mehr Übersichtlichkeit und eine bessere Nachvollziehbarkeit der einzelnen Arbeitsschritte.

Darüber hinaus haben beispielsweise Teammitglieder die Möglichkeit, den Verlauf von Aufgaben und Projekten in Echtzeit zu verfolgen und bei Bedarf sofort einzugreifen oder Unterstützung anzubieten.

Gleichzeitig ist das Management ständig über den Fortschritt der einzelnen Projekte informiert, was eine schnelle und zielgerichtete Entscheidungsfindung ermöglicht.

#3 Weniger Fehler & mehr Perfektion

Ein DMS trägt dazu bei, menschliche Fehler zu reduzieren und die Bearbeitung von Vorgängen wesentlich präziser und genauer zu gestalten. Dein Startup profitiert also von einer deutlichen Qualitätssteigerung.

Darüber hinaus sind digitale Systeme häufig in der Lage, automatische Warnungen oder Hinweise zu versenden, wenn bestimmte Richtlinien oder Regeln nicht eingehalten werden, was die Qualität der Vorgangsbearbeitung weiter verbessert.

• Dadurch profitieren nicht nur Unternehmen, sondern auch die Kunden von einer höheren Qualität, was wiederum zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

#4 Deine Dokumente sind sicher

Keine Sorge, deine Dokumente sind sicher!

Digitale Dokumentenmanagementsysteme gewährleisten den bestmöglichen Schutz von Dokumenten und Daten. Sie verwenden in der Regel wirksame Verschlüsselungs- und Zugriffskontrollmechanismen, um diesen Schutz zu gewährleisten.

Darüber hinaus ermöglicht ein solches System die Erstellung sicherer Sicherungskopien, die im Bedarfsfall oder bei unvorhergesehenen Ereignissen wie einem Systemausfall oder einem Cyberangriff schnell und einfach wiederhergestellt werden können.

Durch die Verwendung digitaler Signaturen und elektronischer Dokumente können zudem Sicherheitsstandards eingehalten und Manipulationen an Dokumenten verhindert werden.

Was muss man bei der Einführung eines DMS beachten?

Bevor man ein DMS einführt, muss man einige Dinge beachten und vorbereiten, damit alles glatt über die Bühne läuft.

#1 Analyse des Ist-Zustands

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems erfordert gewisse technologische Voraussetzungen der IT-Infrastruktur in der Belegschaft. Der Wissensstand und die Motivation der Mitarbeiter sind wichtig. Wie gut sind sie auf die digitale Transformation im Unternehmen vorbereitet?

Ist die Technik auf dem neuesten Stand, geht es an die Analyse der bestehenden Prozesse, um die spätere DMS-Struktur festzulegen: Wo bestehen die gravierendsten Probleme bei den Arbeitsabläufen? Medienbrüche, Aktenstrukturen, umständliche Workflows, schwierige interne Kollaboration?

Folgende Fragen helfen dir dabei:

• Wird ein ERP-System eingesetzt? Wenn ja, welches?
• Wird eine Finanzbuchhaltungssoftware eingesetzt?
• Welches Betriebssystem wird eingesetzt?
• Welche Server sind vorhanden?
• Welcher E-Mail-Dienst ist vorhanden?
• Wird eine Kollaborationsplattform verwendet?
• Wird ein CRM-System eingesetzt? Wenn ja, welches?

Erst wenn diese Punkte geklärt sind, steht der Einführung nichts mehr im Weg.

#2 Ziele festlegen

Welche Aufgaben soll das Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfüllen? Was soll verbessert werden? Dies sind entscheidende Fragen, die geklärt werden müssen. Ebenso wichtig ist es, sich mit der praktischen Umsetzung der Schriftgutverwaltung zu befassen.

Gibt es bereits festgelegte Aktenpläne? Wie soll die digitale Akte aufgebaut sein? Wer soll auf welche Dokumente Zugriff haben und wie soll das geregelt werden?

Es ist sehr wichtig, dass das System am Ende so benutzerfreundlich wie möglich ist. Idealerweise werden alle Beteiligten in die Überlegungen einbezogen, um das volle Potenzial des digitalen Dokumentenmanagements auszuschöpfen.

#3 Einführung:

In dieser Phase beginnt die Einführung des DMS. Schritt für Schritt wird das DMS über Schnittstellen in die bestehende IT-Landschaft integriert. Denn in den meisten Unternehmen ist eine Vielzahl von Software im Einsatz: ERP-System, Finanzbuchhaltung, E-Mail-Dienst, CRM-System.

Im Best Case erfolgt die Einführung parallel zum Tagesgeschäft, so dass der Workflow im Tagesgeschäft ungehindert weiterlaufen kann.

#4 Schulung der Mitarbeiter

Damit die Einführung des DMS nicht zu einem Mehraufwand wird, ist eine nahtlose Integration in die bestehende Arbeitsumgebung unerlässlich.

Die Einführung sollte den laufenden Betrieb so wenig wie möglich beeinträchtigen. Stell anhand der Checkliste zur DMS-Einführung sicher, dass ein Organisator, z.B. dein IT-Verantwortlicher, bei der Installation vor Ort ist.

Dieser sollte speziell geschult werden, damit er den anderen Mitarbeitern insbesondere in der Einarbeitungsphase beratend und unterstützend zur Seite stehen kann. Die Einrichtung des DMS sollte in der Regel nicht länger als eine Woche dauern.

Warum lohnt sich ein DMS vor allem für Startups?

Ein DMS lohnt sich eigentlich für fast jedes mittelständische Unternehmen. Doch vor allem Startups können von einem DMS profitieren.

Die meisten Start-Ups gibt es tatsächlich in der IT. IT-Unternehmen machen fast ein Drittel (ca. 30 % ) aller deutschen Start-ups aus.

#1 Faktor Sicherheit

IT-Startups haben oft strenge Sicherheitsanforderungen und müssen Compliance-Anforderungen erfüllen. Ein DMS bietet Sicherheitsfunktionen wie Zugriffskontrolle und Audit-Trails, die helfen können, diese Anforderungen zu erfüllen.

#2 Einfache Skalierbarkeit

Da Startups oft viele Mitarbeiter haben und schnell wachsen, benötigen sie Systeme, die skalierbar und immer verfügbar sind. Ein DMS ist in der Regel leicht skalierbar und oft rund um die Uhr verfügbar, was für IT-Unternehmen ein großer Vorteil ist.

#3 Große Datenmengen

IT-Startups erzeugen und bearbeiten häufig eine große Menge an Dokumenten, darunter technische Spezifikationen, Testberichte, Projektdokumentationen und Kundensupport-Tickets. Ein DMS kann helfen, diese Dokumente effizient zu verwalten, zu speichern und abzurufen.

Allgemein müssen Startups auf Digitalisierung setzen, um überhaupt in der Zukunft bestehen zu können, denn die Basis für den Erfolg schafft dabei immer ein intelligenter Umgang mit Informationen.

Nur wenn du es schaffst, einen schnellen Zugriff auf Daten sicherzustellen, Geschäftsprozesse digital zu unterstützen und den steigenden Compliance-Anforderungen gerecht zu werden, wirst du dein Startup  erfolgreich weiterentwickeln.

Fazit

Jetzt weißt du, was ein DMS ist und welche Vorteile es bietet. Wie bereits erwähnt, kann sich ein Dokumentenmanagement-System vor allem für Startups lohnen, aber auch Unternehmen aus anderen Branchen können von einem DMS profitieren und damit einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung gehen.

Jens Büscher ist CEO von Amagno, dem Anbieter der gleichnamigen Digital Workplace Lösung, basierend auf selbstentwickelten Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) Technologien.