Ein gutes Forderungsmanagement schützt Unternehmen vor finanziellen Schwierigkeiten

Für die Liquidität eines Unternehmens ist es essenziell, dass ausstehende Forderungen fristgerecht beglichen werden. Sonst kann es schnell zu finanziellen Engpässen kommen, die die Aufnahme eines Kredites erfordern, um nicht in die Zahlungsunfähigkeit zu rutschen. Um das zu verhindern, sollten Unternehmen von Anfang an ein funktionierendes Forderungsmanagement implementieren.

Was zum Forderungsmanagement gehört

Das Forderungsmanagement fängt damit an, dass in Rechnungen klare Zahlungsziele formuliert und die Zahlungsmodalitäten so klar wie möglich aufgelistet werden sollten. Der Kunde muss nicht nur wissen, bis wann er die Rechnung zu begleichen hat, sondern auch, auf welches Konto er die Zahlung überweisen sollte. Üblicherweise wird die Zahlung sofort fällig, der Kunde hat aber 30 Tage Zeit, sie zu tätigen. Wer früher an sein Geld kommen möchte, sollte entsprechend kürzerer Zahlungsziele mit entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen festlegen. Zum Forderungsmanagement gehört aber auch die Eintreibung versäumter Zahlungen, denn leider werden Rechnungen nicht immer rechtzeitig beglichen.

Bonitätsüberprüfung von Kunden vornehmen

Vor einem Geschäftsabschluss können Unternehmen mit Einwilligung der Kunden ihre Bonität überprüfen. Dabei geht es um das Zahlungsverhalten und die Kreditwürdigkeit der betreffenden Person. Verschiedene Auskunfteien sammeln Informationen zu allen Bürgern und tragen dort deren Mobilfunkverträge, Girokonten oder Kredite zusammen. Sollte es in der Vergangenheit zu massiven Zahlungsausfällen gekommen sein, wird das von der Auskunftei als Negativ-Eintrag vermerkt. Für Unternehmen kann eine solche Bonitätsüberprüfung also das Risiko von Zahlungsausfällen verringern. Bei Online-Bestellungen im Internet läuft zum Beispiel oft eine automatische Abfrage ab. Kunden mit schlechter Bonität werden dann nur eine begrenzte Anzahl von Zahlungsmöglichkeiten wie die Überweisung per Vorkasse angeboten.

Rechnungen sollten zeitnah erstellt werden

Manchmal kommt es in Unternehmen zu finanziellen Löchern, weil sich niemand um die Erstellung von Rechnungen gekümmert hat. Sie sollten also immer so früh wie möglich nach Erbringung der Leistung geschrieben und verschickt werden. Umso früher kann dann auch das Geld auf dem Konto verbucht werden.

Klare Zahlungsmodalitäten kommunizieren

Wie bereits erwähnt, gehört unbedingt ein Zahlungsziel auf die Rechnung. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, verschiedene Zahlungsarten wie Überweisung, PayPal oder eine Ratenzahlung anzubieten. Gegebenenfalls kann auch ein QR-Code generiert werden, der auf der Rechnung abgedruckt wird und nach dem Öffnen des Online-Bankings nur noch eingescannt werden muss. 

Ein organisiertes Mahnwesen einführen

Wenn es zu Zahlungsausfällen kommt, sollte das Unternehmen zeitnah aktiv werden und mit einer Zahlungserinnerung sowie mit Mahnungen reagieren. Es hat sich etabliert, dass drei Mahnungen verschickt werden, bis weitere Schritte unternommen werden. Allerdings ist ein Unternehmen nicht dazu verpflichtet. Bereits mit einer Mahnung hat es sein Soll erfüllt und kann gerichtliche Schritte einleiten. Da das aber mit großem Aufwand und viel Zeit verbunden ist, gehen viele Betriebe zunächst einen anderen Weg und beauftragen ein Inkassobüro wie zum Beispiel Culpa Inkasso mit der Eintreibung. Auch Freiberufler können den Service in Anspruch nehmen. Das Inkassobüro verschickt weitere Schreiben, nimmt telefonisch mit den Schuldnern Kontakt auf und setzt alles daran, dass das Geld den Weg zum Unternehmen findet.