Chancen moderner Zeiterfassung für Arbeitgeber

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ist es für Arbeitgeber in Deutschland verpflichtend, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Dies soll unter anderem sicherstellen, dass Pausenzeiten und Überstunden korrekt erfasst werden. Was für Arbeitgeber zunächst wie eine lästige Pflicht erscheint, kann in der praktischen Umsetzung aber auch einige Vorteile bieten, die weit über die Erfüllung gesetzlicher Pflichten hinausgehen. Denn auch die unternehmerischen Chancen und der Mehrwert gehen damit einher.

Zeiterfassung modern gedacht

Klassischerweise wurden Arbeitszeiten jahrelang über händische Notizen oder Excel-Tabellen erfasst. Wer als Arbeitgeber auf der Suche nach einer modernen und zeitgemäßen Lösung ist, findet diese in Zeiterfassungssoftware. Oftmals scheuen sich Betriebe vor der Einführung, da Bedenken gegenüber der Bedienbarkeit vorherrschen. In der Tat kann die Wahl einer komplizierten Erfassungssoftware dazu führen, dass umfangreiche Mitarbeiterschulungen nötig werden und die Akzeptanz im Unternehmen fehlt.

Doch es gibt auch Lösungen für die  Personalzeiterfassung, die intuitiv und leicht bedienbar sind. Diese ermöglichen in der Regel auch die Zeiterfassung über verschiedene Endgeräte wie Smartphones oder Tablets, wodurch zum Beispiel Mitarbeiter im Außendienst oder auf Dienstreisen ihre Arbeitszeiten erfassen können. Professionelle Zeiterfassungssoftware verfügt zudem über praktische Zusatzfunktionen, die im unternehmerischen Alltag von Vorteil sind: Darunter fallen beispielsweise die Verwaltung von Urlaubsanträgen oder die Integration einer automatischen Abfrage von elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (eAU).

Vorzüge für Arbeitgeber 

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Pflicht profitieren Arbeitgeber von unternehmerischen Vorteilen, die eine digitale Personalzeiterfassung bietet. Sie reichen von der Förderung des Mitarbeiter-Commitments bis hin zur Prozessoptimierung.

Benefits für Mitarbeiter schaffen

Die akkurate und digitale Zeiterfassung ist besonders für die Mitarbeiterbindung förderlich und ein gern gesehener Pluspunkt. Mit der Einführung einer Softwarelösung für die Zeiterfassung erhalten Arbeitgeber nicht nur die Möglichkeit, es als Benefit in etwaigen Stellenanzeigen zu nennen. Zugleich hat die Maßnahme das Potenzial, das Engagement und die Motivation der Mitarbeiter zu steigern. Digitale Zeiterfassung ermöglicht weitestgehend flexible Arbeitsmodelle wie Gleitzeit oder Homeoffice. Dies wird von Mitarbeitern nicht selten als äußerst positiv empfunden und steigert die Arbeitsmoral. Zudem ist es möglich, den klassischen Gang zur Stechuhr durch einen einfachen Klick auf dem Bildschirm zu ersetzen, was wesentlich komfortabler ist. Auch die Einhaltung von Pausenzeiten oder Überstunden werden hierdurch sorgsam dokumentiert. Da Mitarbeiter selbst ihre Arbeitszeit einsehen können, ist es ihnen möglich, ihre Stundenzahl besser zu verwalten und zu erkennen, wie viel sie zum Beispiel innerhalb eines Monats noch arbeiten müssen.

Vertrauen geben und erhalten

Die Idee der selbstständigen und digitalen Arbeitszeiterfassung durch Mitarbeiter scheint für einige Arbeitgeber recht beunruhigend. So setzt dieses System eine hohe Ehrlichkeit des Personals voraus. Doch das muss nicht unbedingt ein Nachteil sein, im Gegenteil. Geben Arbeitgeber ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit digital zu erfassen, so bringen sie damit ihr Vertrauen in ihr Personal zum Ausdruck. Gemäß der Reziprozitätsnorm – also dem Prinzip eines gerechten Gebens und Nehmens – ist zu erwarten, dass Mitarbeiter das geschenkte Vertrauen nicht missbrauchen, sondern equivalent wiederbringen. Das fördert ein positives Arbeitgeberbild auf Seiten der Mitarbeiter.

Außerdem schafft die digitale Zeiterfassung absolute Gleichberechtigung unter den Mitarbeitern.  Die genaue Dokumentation garantiert eine faire Entlohnung aller Mitarbeiter und ist auch besonders für Teilzeitkräfte und Arbeitnehmer im Schichtdienst interessant. Es verhindert Missverständnisse oder Fehler im Kontext der Arbeitszeitabrechnung.

Optimierungsbedarf erkennen

Die Genauigkeit der digitalen Zeiterfassung schafft allerdings nicht nur Vorteile im Bereich der Verwaltung und Mitarbeiterzufriedenheit. Für Arbeitgeber ist sie insbesondere auch dort interessant, wo Prozesse optimiert werden sollen. Fällt beispielsweise auf, dass ein Mitarbeiter bei einem Projekt deutlich mehr Zeit benötigt als sonst, weist dies womöglich auf eine ineffiziente Planung hin. Auch können übermäßige Überstunden darauf hinweisen, dass Mitarbeiter überfordert oder Prozesse zu optimieren sind. Bei gleichzeitiger Überwachung der geleisteten Arbeit erkennen Arbeitgeber, welche Mitarbeiter für das Unternehmen von besonders hohem Wert sind. Insgesamt können durch die digitale Zeiterfassung auch personelle Ressourcen effizienter verteilt werden. Durch die Einsicht in die Arbeitszeiten zeigt sich unter anderem, welche Mitarbeiter unterlastet oder überlastet sind.