Büroumzug – Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Ihr Büro zieht bald um und eines ist klar – um später nicht im Chaos zu versinken, muss der Umzug sorgfältig geplant werden. Bei einem Büroumzug sind eine Menge Punkte zu beachten. Dieser Beitrag soll Ihnen mit ein paar Tipps dabei helfen. Den Aufwand sollten Sie nicht unterschätzen.

Tipp 1: Fangen Sie unbedingt rechtzeitig mit der Planung an!
Es hängt viel an einem reibungslosen Ablauf, denn die Ausfallzeit von Ihrem Büro soll so kurz wie möglich sein. Damit einem am Ende nicht die Zeit davon rinnt, fangen Sie schon einige Monate im Voraus mit der Planung an.

Tipp 2: Arbeiten Sie im Team
Nehmen Sie sich geeignete Mitarbeiter mit ins Boot, welche Sie in die Planung miteinbeziehen. Diese haben wertvolle Punkte miteinzubringen, da sie eine andere Sicht haben. Entwerfen Sie gemeinsam Checklisten und teilen Sie sich Aufgaben auf.

Tipp 3: Finden Sie ein Umzugsunternehmen
Bei professionellen Unternehmen wie Drixl Umzüge mit Erfahrung finden Sie zusätzliche Unterstützung. Es empfiehlt sich mehrere Angebote einzuholen. Oder kennen Sie eventuell einen Unternehmer, welcher erst mit seinem Büro umgezogen ist?
Beachten Sie, dass man einen privaten Umzug nicht mit einem Büroumzug vergleichen kann. Wahrscheinlich sind Server und einiges an Technik vorhanden und diese müssen sensibel behandelt und fachgerecht ab- und aufgebaut werden.
Auch die passenden Umzugskartons können über das Umzugsunternehmen bezogen werden.

Tipp 4: neue Räumlichkeiten prüfen
Begehen Sie die neuen Räumlichkeiten. Machen Sie sich einen genauen Plan (am besten aufzeichnen), wo am Ende was stehen soll.
Werden Sie einen Elektriker brauchen, welcher zusätzliche Steckdosen verlegt? Möchten Sie einen Küchenbauer für den Aufenthaltsraum beauftragen? Muss vor dem Einzug der Maler kommen?

Tipp 5: Möbel und Inventar prüfen
Gibt es ein paar Dinge, die Sie im neuen Büro verändern oder modernisieren wollen? Soll man die alten Schreibtische mitnehmen, oder ist es sowieso an der Zeit für Neue? Vielleicht möchten Sie das ganze Konzept umstellen und in Zukunft ihren Mitarbeitern zum Beispiel die Möglichkeit geben, zwischendurch den Schreibtisch zu verlassen und mit dem Laptop an einem Stehtisch weiterzuarbeiten? Falls es Veränderungen geben soll, setzten Sie sich mit einem Geschäft für Bürobedarf auseinander. Seien Sie dabei auch rechtzeitig, um mögliche Lieferzeiten einzuplanen. Auch für die alte Einrichtung, welche nicht mehr gebraucht wird, sollten Sie sich eine Lösung überlegen (spenden, verkaufen…).

Tipp 6: Ausfallzeit planen
Wie überbrückt man die Zeit mit den Mitarbeitern während des Umzugs, wenn sie an dem Tag bzw. einigen Tagen ihre Arbeit nicht verrichten können (Urlaub, Überstunden, bezahlt man Ihnen einen „Teamtag“ im Kletterpark)?
Die Kunden informieren:

• Ansage auf dem Anrufbeantworter dementsprechend aufnehmen und einstellen
• E-Mails versenden
• Vermerk auf der Firmenhomepage

Tipp 7: Neue Adresse mitteilen
Denken Sie an einen Nachsendeauftrag und informieren Sie alle möglichen Kunden oder Lieferanten über Ihre neue Adresse.