Wie Startups von einer digitalen Dienstplangestaltung profitieren können

Das Problem kennt eigentlich jeder, der schon mal ein Startup-Unternehmen gegründet hat. Eigentlich ist  alles am Start. Das Konzept? Durchgewunken von der Bank. Ein Unternehmensheadquarter? Auch schon alles gemietet. Bester Platz am Ort. In fünf Monaten wird sich die Gegend mit der kleinen, aber feinen Firma schmücken. Marketingkonzept? Auch kein Problem.  Beamer sind da, Technologie ist vorhanden, Mitarbeiter und Kunden ebenfalls – und dann fällt der Chefin, Renate, auf: „Haben wir eigentlich einen Dienstplan?“

Das spricht für die Nutzung eines online Dienstplans

„Ja, klar, auch sowas Profanes haben wir“, deutet Anton, der Head of Office  auf den Aushang an der Wand, „Bitte, ein Dienstplan, wie ihn Picasso nicht schöner hätte malen können.“

Die Chefin kommt, wirft einen Blick  auf den Dienstplan, „Und ja, er ist schön bunt – aber das ist alles, was wir anbieten können?“

Damit wendet sie sich um, eilt in ihr Büro  – nur um Anton eine halbe Stunde später zu sich zu zitieren. Sie deutet auf ihren Bildschirm. „Bitte“, sagt sie, „die Zukunft.“ Der Head of Office runzelt die Stirn: „Das… is’ne Tabellenkalkulationstabelle.“

„Nicht so ganz“, erläutert Renate und beginnt mit ihrem Referat über die Zukunft.

Natürlich hatte Anton in einem Punkt recht: Es war eine Art Tabellenkalkulationstabelle, aber in diesem Fall handelte es sich dabei um einen digitalen Dienstplan. Eine App von Papershift. „Cool, ein Digitaldienstplan“. Anton ist eher mäßig begeistert, „wo ist der Unterschied zum normalen?“

Reduzierter Arbeitsaufwand

Renate setzt sich in ihrem Chefsessel auf, deutet auf den Bildschirm, dann auf Anton: „Du bist krank.“

Anton stockt, runzelt die Stirn: „Also, eigentlich fühle ich mich ganz gut.“

„Nein“; schüttelt die Chefin den Kopf, „In meinem Beispiel. Du bist beim …“

Sie macht eine wegwerfende Handbewegung, „Was Du Dir eingefangen hast, ist eigentlich völlig nebensächlich, auf jeden Fall fällst Du aus und meldest das per App. Das System bekommt den Datensatz sofort rein, meldet Dich automatisch als krank bei der Personalabteilung und sucht gleichzeitig nach Ersatz.“

„Beeindruckend“, nickt Anton.

Dienstplan ist überall ersichtlich

„Hinzu kommt noch“, deutet die Chefin auf ihr Handy, „Dass ich überall, an jedem Endgerät einen Blick auf meinen Dienstplan werfen kann. Ich werde sofort per Push-Nachricht informiert, wenn sich etwas am Plan ändert und Astrids Smartphone hätte sich auch gemeldet, um ihr die Nachricht zu übermitteln, dass sie heute arbeiten muss.“

Strukturierte Kommunikation

„Und wo wir dabei sind“, wendet sich Renate dem Computer zu, „schaut mal.“

Sie lächelt. „Nicht nur informiert mich das Programm umgehend, es lässt es auch zu, dass ich sofort interagieren kann. Beispielsweise könnte ich mich melden, sagen, dass ich für Deine Schicht einspringen kann, Anton.“

Doch der Head of Office scheint immer noch nicht ganz überzeugt. „Das kriegen wir nie durch den Datenschutz.“

Gesetzeskonform

„Au contraire.“

Renate hat sich wieder im Chefsesselchen niedergelassen, schlürft eine Tasse Tee: „So ein Programm ist, was die rechtlichen Rahmenbedingungen angeht, entsprechend effizient. So könntest Du ganz leicht eruieren, wie es um Deine Zeiten steht, ob Deine Pausen immer lang genug und zeitig genommen wurden. Der Dokumentationspflicht wird auch entsprochen und das Ding ist sogar DSGVO konform.“

Effizienzsteigerung

„Wo wir gerade von Effizienz sprechen“, schaut Anton Renate an, „gibt es da schon eine Prognose, ob das Programm die Effizienzfans in uns wecken wird?“

Die Chefin zuckt die Schultern: „Also, wenn das System uns Hinweise über Konflikte in der Frage der Schichtzuweisung gibt, oder über andere Schwachstellen bei der Erstellung der individuellen Dienstpläne, führt dies doch auf jeden Fall zu einer Verbesserung des Arbeitsklimas und der Effizienz, oder nicht?“

Dieses Mal nickt Anton.

Viele Features

„Wir können übrigens auch Notizen anlegen – also, sowohl die Mitarbeiter, als auch wir als Chefs. Damit stellt das Programm auch einen weiteren Baustein in der internen Kommunikationsstrategie dar.“

Und ein weiteres Mal nickt der Head of Office und Renate kann ihm ansehen, dass er beeindruckt ist.

Fazit

Die Firma hat sehr schnell auf den Online-Dienstplan umgestellt – zwar gibt es den anderen noch, aber der steht inzwischen unter Denkmalschutz.