Ein Eröffnungsevent für ein Startup organisieren

Nicht nur die Geschäftsidee und das Marketing spielen für den Erfolg eines Startups eine wichtige Rolle, sondern vor allem die richtigen Partner und Kunden. Immer mehr Jungunternehmer nutzen aus diesem Grund die Möglichkeit eines eigenen Eröffnungsevents, um für die notwendige Aufmerksamkeit zu sorgen. Wichtig hierbei ist vor allem eine professionelle Organisation des Events, damit bei potentiellen Kunden, Journalisten und möglichen Geschäftspartnern ein perfekter Eindruck hinterlassen wird. Wir zeigen, welche Punkte besonders wichtig sind und an welchen neuralgischen Stellen der Erfolg des Events maßgeblich beeinflusst werden kann.

Die grundlegende Planungsphase

Die grundlegende Planungsphase sollte mit ausreichend Vorlauf zum geplanten Eröffnungsevent stattfinden. Hier werden die Grundlagen für die weitere Planung gelegt. Grundsätzlich kann und sollte diese Phase vier bis sechs Monate vor dem eigentlichen Event beginnen. Im Verlaufe dieser Phase muss zunächst einmal der Grund und das Ziel des Eröffnungsevents festgelegt werden. Richtet sich das Event vor allem an zukünftige Kunden, an Journalisten oder doch eher an potentielle Geschäftspartner? Es gilt also die Zielgruppe zu definieren. Anhand dessen wird auch der Rahmen des Events langsam klar, da eine ungefähre Übersicht über die Anzahl der Teilnehmer entsteht. Ebenfalls Teil dieser Planung ist die Budgetierung des Events. Mit dieser grundlegenden Planung wären die Rahmenbedingungen des Events umfassend geklärt.

Die Terminfindung und die Wahl der Location

Im nächsten Schritt der Eventplanung gilt es einen passenden Termin zu finden. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Liegt der Termin günstig für die Zielgruppe
• Gibt es zum gewählten Termin Konkurrenzveranstaltungen
• Sind Feiertage in direkter Nähe zum Wunschtermin
• Liegt der Termin in den Schulferien und könnte es aus diesem Grund zu Konflikten kommen

Steht der Termin, gilt es sich für eine Location zu entscheiden. Soll das Event Indoor oder Outdoor stattfinden, soll es auf dem Firmengelände durchgeführt oder in einer gastronomischen Einrichtung stattfinden? Gibt es am gewünschten Ort ausreichend Platz für die Gäste und die benötigte Peripherie? All dies sollte abgeklärt werden, ehe die eigentliche Eventplanung beginnt.

Vier Monate vor dem Event

Nun beginnt die eigentliche Planungsphase. Es gilt sich ein Rahmenprogramm für das Event zu überlegen und auch die Frage der Bewirtung zu klären. In der Regel sollte bei einem solchen Event zumindest die Getränkeversorgung in jedem Fall gewährleistet sein. Auch die ersten Fragen zur Raumgestaltung und zur Planung der Dekoration können und sollten nun erörtert werden. Schließlich müssen die notwendigen Requisiten rechtzeitig bestellt und geliefert werden. Der wohl wichtigste Punkt in diesem Zusammenhang ist das technische Equipment und das Mobiliar. Von der Veranstaltungstechnik bis zur Beleuchtung, der Musik und passendem Mobiliar müssen alle wichtigen Elemente organisiert werden.

Drei Monate vor dem Event

Der genaue Ablaufplan kann nun festgelegt werden. Zudem kann nun die Personalbeschaffung für das Event starten. Auch müssen zu diesem Zeitpunkt die Einladungen gestaltet und in den Versand übergeben werden. Die zuständigen Gewerke wie Security oder auch Catering müssen nun bestellt werden. Es geht in die heiße Phase.

Zwei Wochen vor dem Event

Alle Beteiligten werden umfassend über den Ablauf und das Rahmenprogramm unterrichtet. Gegebenenfalls muss die Sitzordnung festgelegt werden. Auch die Erstellung der Namenschilder kann mit passender Rückmeldung der Gäste begonnen werden. Zudem ist es nun an der Zeit die Moderation und die Präsentationen zu planen.

Wurden all diese Elemente gut geplant und in den Ablauf integriert, steht einem gelungenen Eröffnungsevent nichts mehr im Wege. Wichtig ist und bleibt, dass ein solches Event nicht nur umfassend geplant, sondern das Event auch umfassend nachbereitet wird. Schließlich hängt nicht zuletzt der wirtschaftliche Erfolg eines Startups vom Erfolg eines solchen Events maßgeblich ab.