5 Tipps für dein nächstes Webprojekt

Wir bei Usersnap haben langjährige Erfahrung mit Web Projekten aller Art. Als Web Entwickler, Webdesigner und Projektmanager liegen viele unterschiedliche Projekte (sowohl auf Agentur- als auch Kundenseite) hinter uns. Damit verbunden auch eine Menge an Erfahrungswerte welche wir heute gerne mit euch teilen möchten.

1. Kommuniziere SMART

Vielen von Euch wird der Begriff der der “SMART”en Zielsetzung (bzw. “SMART goals”) ein Begriff sein. Unserer Erfahrung nach, kann dieser Begriff auch auf die interne und externe Projekt-Kommunikation umgelegt werden. Webprojekte scheitern nicht aufgrund schlechter Designentwürfe des Grafikers oder einer schlechten Programmierung. Die Ursache liegt vielmehr in den soft facts verborgen. Genauer gesagt in der Kommunikation. In der Kommunikation zwischen allen am Projekt beteiligten Personen. Und da diese Personen in der Regel unterschiedliches Know-how haben und aus verschiedenen Fachbereichen kommen, fühlt sich diese Kommunikation manchmal ineffizient und etwas mühsam an.

Bei Projektstart sollten deshalb klare Regeln (Wie wird kommuniziert?) und Abläufe (Wer kommuniziert wann und mit wem?) festgelegt werden. Teammitglieder sind dabei anzuhalten folgende Punkte zu beachten:

  • specific: Formuliere klare, präzise Aussagen.
  • measurable: Wird meine Nachricht vom Empfänger verstanden und leiten sich somit “messbare” (Re-)Aktionen daraus ab?
  • achievable: Was  möchte ich mit meiner Nachricht erreichen und bezwecken?
  • realistic: Sei realistisch in deinen Aussagen. Vermeide nicht-einhaltbare Aussagen.
  • timely:  Reagiere zeitnah auf empfangene Nachrichten. Priorisiere deine Inbox und arbeite diese regelmäßig ab.

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Egal ob ihr via Emails oder einem bestimmten Chat Tool kommuniziert, diese Kommunikationsregeln erleichtern den Alltag und und schützen vor unvorhergesehene Ereignissen.

2. Erstelle einen Projektplan

Webprojekte unterschiedlicher Größe bedürfen auch einen unterschiedlichen Detaillierungsgrad in der Projektplanung. Dennoch sollte selbst bei kleineren Webprojekten ein Projektplan (selbst wenn es sich hierbei um ein einseitiges Word Dokument oder Excel-Sheet handelt) aufgesetzt werden. Dieser Projektplan beinhaltet im Wesentlichen folgende Eckdaten:

  • Projektauftraggeber
  • Projektauftragnehmer
  • Projektteam und deren Rollen & Verantwortlichkeiten
  • Festgelegte Zielsetzung des Projekts
  • Klar formulierte Meilensteine
  • Festgelegte Termine

Im Idealfall wird dieser Projektplan mit allen am Projekt beteiligten Stakeholdern abgestimmt und von dem Projektauftraggeber unterzeichnet.

3. Verwende ein Projektmanagement Tool

Um ein Webprojekt möglichst effizient abwickeln zu können, empfielt sich der Einsatz eines Projektmanagement Tools. Neben kleineren Aufgabenverwaltungsprogrammen wie Wunderlist oder Producteev, gibt es eine immer größere Anzahl an flexiblen web-basierten Projektmanagement-Tools um Webprojekte entsprechend zu verwalten.

Zu den bekanntesten Projektmanagement Lösungen können etwa Basecamp, Asana, JIRA oder Trello gezählt werden. Da jedes Unternehmen andere Anforderungen an ein Projektmanagement Tool stellt bzw. unterschiedlichste Projekte verwalten möchte, kann an dieser Stelle keine allgemein gültige Aussage über das “perfekte Projektmanagement Tool” getätigt werden. Der Projektmanagement Tool Markt reicht dabei von einfachen Aufgabenverwaltungsprogrammen, über schlanke Projektmanagement-Tools bis hin zu umfassenden Enterprise-Lösungen.

Um einen Überblick zu erhalten hat das Magazin t3n eine umfassende Tabelle mit verfügbaren Projektmanagement Tools zusammengestellt.

4. Anforderungen identifizieren: Das Konzept des Requirements Engineering

Zu Beginn eines jeden Webprojekts sammeln sich unterschiedlichste Anforderungen an das geplante Projekt. Klassisch werden diese Anforderungen gesammelt und in funktionale und nicht-funktionale Anforderungen eingeteilt. Das Konzept des Requirements Engineering unterstützt dabei unklare Projektanforderungen und Last-Minute Änderungen zu vermeiden.

Das theoretische Konzept sollte vor Projektbeginn verinnerlicht werden um bei Start folgende Schritte vorzunehmen:

  • Identifikation aller relevanten Stakeholder eines Projekts: Neben internen Stakeholdern sollten hier auch Anforderungen der Endkonsumenten/-user (z.B. mittels Befragungen) erhoben werden.
  • Erhebung und Evaluierung der Anforderungen: In diesem Prozessschritt erfolgt eine gemeinsame Beurteilung und Priorisierung der Anforderungen auf Basis der festgelegten Zielsetzung. Die Einteilung nach funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen erfolgt hierbei ebenso wie eine Einteilung nach Pflicht- und Nice-to-have Anforderungen.

Der Vorteil dieses Ansatzes liegt darin begründet, dass mögliche Stolperfallen bereits zu Beginn des Projekts beseitigt werden und Klarheit über den gewünschten Funktionsumfang vorhanden ist. Die gesammelten Anforderungen werden in der Regel in einem Anforderungsdokument festgehalten und bilden in weiterer Folge die Grundlage in der Umsetzung. Google Docs bieten etwa eine einfache und kostengünstige Alternative zur Zusammenarbeit an einem gemeinsamen Anforderungsdokument.

5. Qualitätssicherung & Website Testing mit Usersnap

Qualitätssicherung und Testing ist meist der letzte und zugleich wichtigste Schritt bevor eine Umsetzung veröffentlicht wird.

us_repeat-repeat-repeatFolgende Situation ist dabei gängige Praxis:
Die Zeit und das verbleibende Budget sind knapp geworden. Der Auftraggeber möchte einen ersten Einblick in die Umsetzung sehen. Der Verlockung dem Kunden vorab Zugang zu einem Prototypen/Web Applikation zu geben ist groß. Zudem werden Designänderungen und Website Bugs per Telefon, E-Mail oder Word-Dokument kommuniziert. Das ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch eine verlässliche Quelle für Missverständnisse.

Usersnap löst dieses Kommunikationsproblem durch effiziente Werkzeuge, um direkt im Browser Anmerkungen zu hinterlassen. Wie im „echten Leben“ dienen ein Stift, ein Werkzeug zum Hervorheben von Bereichen und Post-its dazu, Anmerkungen am aktuellen Web-Projekt zu hinterlassen. Ein Screenshot mit den Anmerkungen wird dann zum Webseitenentwickler oder dem Webseitenbetreiber geschickt – ein schnelles Verstehen des Problems ist somit garantiert.

Zusätzlich zum Screenshot liefert Usersnap Meta-Informationen (die verwendete Browser-Version und die jeweilige Browserfenster-Größe). Standardmäßig werden die Usersnap Reports in einem eigenen Dashboard verwaltet. Alternativ kann eine Integration mit einer Reihe von Projektmanagement Tools hergestellt werden (z.B.: Asana, Basecamp, Redmine, Trello, uvm.).

Fazit: Webprojekt ist nicht gleich Webprojekt

Kein Webprojekt gleicht einem Anderen. Unterschiedliche Team-Konstellationen, Fachbereiche, Branchen, Industrien – all diese Faktoren nehmen Einfluss auf das Erfolgspotenzial eines Webprojektes. Durch eine klar strukturierte Vorgehensweise bereits im Rahmen der Projektplanung – z.B. mittels dem hier vorgestellten Requirements Engineering – kann die Grundlage zur erfolgreichen Umsetzung geschaffen werden.

Der Einsatz von Projektmanagement Tools samt Projektplanung, klaren Kommunikationsregeln und einer effizienten Qualitätssicherung machen die Abwicklung trotz möglicher Hindernisse wesentlich angenehmer.

Hintergrundinformationen zu Usersnap:

Usersnap ist ein browser-basiertes Bug Tracking- und Feedback Tool, welches die Webentwicklung erleichtert. Es unterstützt dabei die Abstimmung zwischen Kunde und Web Entwickler zu Webdesign Entwürfen, Prototypen oder fertigen Websites/Applikationen. Durch einfache Kommunikationswerkzeuge direkt im Browser wird aber auch z.B. die interne Kommunikation (z.B. zwischen Marketing- und IT-Abteilung) wesentlich vereinfacht.

Written by

Thomas Peham ist beim österreichischen Startup Usersnap für sämtliche Marketing Aktivitäten verantwortlich. Zuvor war Thomas als Projektmanager in einer Digitalagentur und in einem der größten Medienhäuser Österreich beschäftigt.